Votre système de facturation SaaS constitue le socle de vos processus financiers et de la gestion de vos revenus. Pour permettre à votre entreprise de rester agile et de s’adapter aux évolutions du marché, il est essentiel de choisir une solution capable de couvrir l’ensemble de vos besoins.
L’automatisation de la facturation SaaS #
L’automatisation de la facturation est aujourd’hui incontournable. Elle permet de réduire les tâches manuelles, de limiter les erreurs humaines et de favoriser la montée en charge de l’activité.
Lorsque la majorité des processus de facturation et d’émission des factures est automatisée, votre entreprise peut se développer sans créer de goulots d’étranglement ni augmenter le risque d’erreurs.
L’automatisation améliore également la visibilité sur les processus internes et peut être étendue à d’autres domaines tels que les ventes, le marketing ou encore la finance.
La facturation électronique #
Si vous exercez votre activité en Europe, notamment dans le secteur B2B, la facturation électronique est indispensable pour rester conforme aux réglementations en vigueur.
Même si les règles varient d’un pays à l’autre, l’objectif global est de généraliser la facturation électronique à l’ensemble de l’Union européenne afin qu’elle devienne la norme.
La reconnaissance du chiffre d’affaires #
La reconnaissance du chiffre d’affaires est un élément essentiel de la facturation par abonnement. Elle garantit une comptabilité fiable et une représentation fidèle des revenus.
Selon le principe de reconnaissance du chiffre d’affaires, une entreprise comptabilise un revenu lorsqu’elle a effectivement livré un produit ou fourni un service à son client. La comptabilisation n’intervient donc pas au moment du paiement, mais lorsque la prestation est réalisée.
Par exemple, lorsqu’un client souscrit un abonnement annuel, le montant payé n’est pas comptabilisé immédiatement dans son intégralité. Il est réparti sur les douze mois de la période d’abonnement. Chaque mois, un douzième du montant est reconnu en comptabilité puisque le service a été fourni pendant cette période.
Cette gestion peut rapidement devenir complexe lorsque s’ajoutent la facturation à l’usage, les montées ou descentes en gamme, les résiliations ou les options complémentaires. Il est donc important que votre plateforme de facturation intègre cette fonctionnalité.
La réserve glissante (Rolling Reserve) #
La réserve glissante correspond à une partie de votre chiffre d’affaires temporairement retenue par votre acquéreur de paiement afin de couvrir d’éventuels remboursements ou de se prémunir contre la fraude.
La durée de conservation de cette réserve dépend du moyen de paiement utilisé ainsi que des réglementations locales relatives aux remboursements et aux contestations de paiement.
Les réserves glissantes permettent de limiter les pertes potentielles liées aux rétrofacturations, aux fraudes ou à d’autres risques. Elles contribuent à une meilleure gestion de la trésorerie et rendent les prévisions financières plus fiables. Elles garantissent également la disponibilité des fonds nécessaires pour traiter les remboursements et les contestations de paiement.
Les relances automatiques de paiement #
Les échecs de paiement font partie de la réalité de toute entreprise. Toutefois, certaines fonctionnalités permettent d’en réduire considérablement le nombre.
Les relances automatiques peuvent avoir un impact très important sur les paiements en retard ou échoués. Elles préservent la relation client, réduisent la charge de travail du support client et permettent de récupérer une grande partie des paiements en attente.
Si vous accordez à vos clients au moins trois opportunités de régler leur facture, jusqu’à 73 % des factures en retard peuvent finalement être payées.
Taux de succès des relances :
- 1re relance : 21 % des factures réglées
- 2e relance : 20 % des factures réglées
- 3e relance : 32 % des factures réglées
- 4e relance : 13 % des factures réglées
- 5e relance : 21 % des factures réglées
Source : MYOB
La facturation à l’usage #
Une infrastructure de facturation flexible est essentielle pour soutenir efficacement la stratégie de croissance d’une entreprise et lui permettre de réagir rapidement aux évolutions du marché.
De nombreuses entreprises SaaS rencontrent aujourd’hui des difficultés à monétiser correctement leurs fonctionnalités basées sur l’intelligence artificielle. Les modèles d’abonnement fixes ne reflètent pas toujours les différents niveaux d’utilisation des clients.
Au-delà de l’IA, de nombreuses fonctionnalités ou offres de services présentent également des usages variables.
Un modèle hybride, combinant un abonnement de base fixe avec une facturation à l’usage pour certaines fonctionnalités ou niveaux de service, peut offrir davantage de flexibilité aux entreprises comme à leurs clients.
Cette approche est toutefois plus complexe à mettre en œuvre et n’est pas toujours proposée par les solutions génériques de gestion des abonnements.
Une approche API First et des connecteurs comptables #
L’automatisation de la facturation ne peut fonctionner efficacement que si les processus de facturation sont parfaitement intégrés à votre système comptable.
Selon vos ressources techniques, plusieurs options s’offrent à vous.
Les connecteurs sont des solutions nécessitant peu ou pas de développement permettant de relier facilement votre plateforme de facturation à votre logiciel de comptabilité.
Les API permettent aux équipes de développement de créer des intégrations personnalisées entre les outils de facturation et les logiciels comptables. Une documentation claire et une architecture bien pensée réduisent les délais et les coûts de mise en œuvre.
Conformité et sécurité #
Si vous opérez en Europe, votre solution de facturation doit respecter les principales normes et réglementations :
PCI DSS 4.0 : norme de sécurité des données des cartes bancaires.
RGPD : règlement général sur la protection des données.
SOC 2 Type 2 : cadre de conformité garantissant la sécurité du stockage et du traitement des données par les prestataires tiers.
3D Secure : protocole de sécurité renforçant les transactions par carte bancaire en ligne.
2FA : authentification à deux facteurs.
MFA : authentification multifactorielle.
Le traitement des paiements #
Pour accepter et traiter les paiements, vous avez besoin d’une passerelle de paiement ainsi que d’accords avec des acquéreurs de paiement.
La plupart des plateformes SaaS doivent être connectées à une passerelle externe. Certaines solutions, comme Frisbii ou Stripe, combinent directement les fonctions de facturation et de passerelle de paiement.
Il est toutefois essentiel de conserver la maîtrise de vos contrats avec les acquéreurs.
Chaque contrat avec un acquéreur permet de proposer un ou plusieurs moyens de paiement. Or, tous les acquéreurs ne proposent pas les mêmes solutions.
Certaines stratégies locales nécessitent des moyens de paiement spécifiques qui peuvent fortement améliorer les taux de conversion. Par exemple, toute entreprise souhaitant se développer au Danemark devrait proposer MobilePay. De la même manière, une stratégie commerciale en Suisse sera fortement pénalisée sans Twint.
Chaque moyen de paiement applique également une structure tarifaire différente. Plus vous disposez de flexibilité dans le choix des acquéreurs et des moyens de paiement, plus vous pouvez optimiser vos revenus.
Certaines activités considérées comme à risque, comme les jeux en ligne, les pharmacies ou les sites de rencontre, rencontrent souvent des difficultés à trouver des partenaires de paiement. Il existe néanmoins des acquéreurs spécialisés dans ces secteurs.
Pouvoir travailler avec plusieurs acquéreurs constitue également une sécurité importante. Si l’un de leurs réseaux rencontre une panne, les transactions peuvent être automatiquement redirigées vers un autre prestataire, évitant ainsi toute interruption du service pour vos clients.
L’analyse des données de facturation #
Les données issues de votre facturation fournissent des informations précieuses sur la santé de votre activité.
Elles permettent notamment d’identifier les fuites de revenus, les facteurs favorisant la résiliation des abonnements, les tendances de paiement et la performance globale de vos offres.
Toute solution de facturation SaaS devrait offrir des outils d’analyse permettant de suivre les revenus, les paiements, les abonnements et le taux de résiliation.
Les fonctionnalités d’analyse prédictive constituent également un atout majeur. Elles permettent d’anticiper les comportements de résiliation, d’identifier les segments de clientèle les plus rentables et d’évaluer l’impact potentiel des évolutions tarifaires.
Frisbii est une solution de facturation SaaS conçue pour automatiser la facturation, optimiser la gestion des abonnements et offrir une expérience de paiement fluide tout au long du parcours client.
Contactez l’équipe commerciale de Frisbii pour découvrir comment la plateforme peut réduire vos coûts et améliorer votre efficacité opérationnelle.
