Deine SaaS-Abrechnungssoftware gehört zum Fundament Deiner Finanzprozesse und Deines Umsatzmanagements. Um sicherzugehen, dass Dein Unternehmen flexibel auf Marktveränderungen reagieren kann, brauchst Du eine Lösung, die zuverlässig und skalierbar ist.
SaaS Rechnungsautomatisierung #
Die Automatisierung Deiner SaaS-Rechnungen sollte zum absoluten Standard gehören. Sie kann manuelle Arbeitsprozesse und auch Fehlerraten reduzieren und gleichzeitig den Kundenwachstum unterstützen. Im Gegensatz zur manuellen Bearbeitung musst Du Dir bei automatisierten Prozessen nämlich weniger Sorgen darum machen, ob ein starker Anstieg an zu verarbeitenden Rechnungen zu Verzögerungen und Ressourcenmangel führen kann.
Zusätzlich ermöglicht Automatisierung mehr Transparenz und Kontrolle über Deine Prozesse und kann mit anderen Prozessen im Vertrieb, Marketing und Finanzbereich kombiniert werden.
E-Invoicing #
Wenn Du in Europa insbesondere im B2B-Bereich tätig ist, dann wirst Du früher oder später E-Invoicing einführen müssen, um rechtskonform Rechnungen verschicken zu können. Auch wenn E-Invoicing-Gesetze je nach Land anders ausfallen, ist es mittelfristig für Europa geplant, dass alle Länder denselben Standard nutzen.
Umsatzrealisierung für Abonnements #
Umsatzerfassung (auch: Revenue Recognition) ist ein wichtiger Aspekt von Abo-basierten Abrechnungen und stellt sicher, dass Deine Einnahmen korrekt für saubere Finanzen erfasst werden.
Aus unserem Info-Artikel zum Thema Umsatzrealisierung:
„Gemäß dem Prinzip der Umsatzrealisierung erzielen Unternehmen Umsätze, sobald sie Produkte an ihre Kunden geliefert oder Dienstleistungen für diese erbracht haben. Die Erfassung erfolgt dabei nicht zum Zeitpunkt des Zahlungsvorgangs, sondern erst dann, wenn die Leistung erfolgt ist.“
Zahlt ein Kunde beispielsweise für ein Jahres-Abo, dann wird der Geldbetrag nicht sofort im Ganzen erfasst, sondern auf die nächsten 12 Monate aufgeteilt. Jeden Monat wird ein Zwölftel des initialen Zahlungsbetrages von der Buchhaltung erfasst, da der Service für diesen Monat erbracht wurde.
Die Umsatzrealisierung kann ziemlich komplex werden, wenn neben den üblichen Abo-Modellen auch nutzungsbasierte Abrechnungen, Downgrades, Upgrades, Kündigungen oder Add-Ons dazukommen. Daher sollte jede SaaS Abrechnungssoftware die entsprechende Funktionalität mitbringen.
Rollierende Reserve #
Die rollierende Reserve ist ein Prozentsatz Deiner Umsätze, der von Deinem Zahlungs-Acquirer „reserviert“ wird, um Rückbuchungen abzudecken und gegen Betrugsversuche zu schützen. Der Zeitraum, in dem der Prozentsatz reserviert wird hängt oft von der Zahlungsmethode und lokalen Rückbuchungs/Rücksendungsgesetzen ab.
Mehr zum Thema Rollierende Reserven kannst Du hier nachlesen.
Rollierende Reserven reduzieren potenzielle Verluste durch Rückbuchungen, Betrug oder andere Risiken. Sie optimieren Dein Cash Flow Management und sorgen dafür, dass Deine Umsatzdaten und Deine Finanzplanung vorhersehbar bleiben. Zusätzlich sorgen sie dafür, dass Du immer das nötige Geld hast, um Rücksendungen und Rückbuchungen zu bezahlen.
Automatische Zahlungserinnerungen #
Zahlungsausfälle gehören leider zu jedem Business dazu. Doch es gibt Mittel und Wege, die Anzahl drastisch zu reduzieren, wenn Deine SaaS Abrechnungsplattform die richtigen Features mitbringt.
Automatisierte Zahlungserinnerungen können Wunder bewirken, um späte oder verfehlte Zahlungen zu managen. Sie pflegen Kundenbeziehungen, reduzieren die Arbeitslast Deines Support-Teams und sie können einen großen Anteil der verloren geglaubten Zahlungen einholen:
Untersuchungen zufolge können drei Erinnerungen bereits 73% aller verspäteten Zahlungen retten.
Erfolg von Zahlungserinnerungen
- 1te Erinnerung: 21% aller späten Rechnungen bezahlt
- 2te Erinnerung: 20% aller späten Rechnungen bezahlt
- 3te Erinnerung: 32% aller späten Rechnungen bezahlt
- 4te Erinnerung: 13% aller späten Rechnungen bezahlt
- 5te Erinnerung: 21% aller späten Rechnungen bezahlt
Quelle: myob
Nutzungsbasierte Abrechnungen #
In unserem Evaluations-Guide für Abrechnungssoftware besprechen wir die Notwendigkeit einer starken und flexiblen Billing-Infrastruktur, die Deine Geschäftsstrategie aktiv unterstützt. Dazu gehört auch, dass Du Produkte, Services und Preise schnell und mühelos an Marktveränderungen anpassen kannst.
Aktuell sehen wir, dass viele SaaS-Unternehmen damit kämpfen, ihre KI-basierten Funktionen effizient zu monetarisieren. Statische Abo-Preise passen nicht auf das Nutzungsverhalten verschiedener Kunden, wenn es um KI-Funktionen geht. Und selbst außerhalb von KI gibt es bei SaaS-Unternehmen oft Funktionen und Services, die ein eher wechselhaftes Nutzungsmuster haben.
Ein hybrides Preismodell kombiniert statische Abo-Preise mit nutzungsbasierten Preisen für KI-Features, Service-Level oder andere Angebote. Dadurch erhalten Du und Deine Kunden mehr Kontrolle über die Preise und die Nutzung Deines Produktes.
Doch nutzungsbasierte Abrechnungen sind komplex und werden nicht immer in den Standard-Lösungen für Subscription Management angeboten.
Lese in unserem Blogbeitrag, wie Du nutzungsbasierte Preise einsetzen kannst.
API First und/oder Plugins für Deine IT-Systeme #
SaaS-Abrechnungssoftware kann nur dann wirklich funktionieren, wenn Du Deine Abrechnungsprozesse mit Deiner Buchhaltung und anderen Systemen (z.B. CRM) verknüpfen kannst. Dadurch sicherst Du Dir Datentransparenz und -genauigkeit. Je nachdem wie Dein IT-Setup aussieht, bieten die meisten Anbieter zwei Optionen:
Plugins sind oft Optionen, die wenig bis keine Programmierkenntnisse erfordern und auch ohne großes Entwicklerteam aktiviert werden können. Diese Plugins werden meistens vom Software-Anbieter bzw. seinen Partnern angeboten.
API kommt dann ins Spiel, wenn Dein Entwicklerteam eine stark benutzerdefinierte Integration benötigt. Ob Du dafür ein Inhouse-Team oder eine Agentur beauftragst, ist dabei weniger wichtig, als dass die Abrechnungssoftware API First und eine saubere Dokumentation anbietet, um die Arbeit zu erleichtern.
Sicherheit & Compliance #
Wenn Du in Europa tätig bist, willst Du sichergehen, dass Deine Abrechnungsprozesse komplett rechtskonform sind und sich an lokalen Standards orientieren:
- PCI DSS 4.0 – Datensicherheitsstandard der Zahlungskartenindustrie
- DSGVO – Datenschutz-Grundverordnung
- 3D Secure – Ein Protokoll, das als zusätzliche Sicherheitsebene für Online-Transaktionen mit Kredit- und Debitkarten dient
- SOC 2 Type 2 – Ein technischer Rahmen für Cyber-Security, der sicherstellt, dass externe Dienstleister Deine Kundendaten sicher lagern und verarbeiten.
- 2FA – Zwei-Faktor Authentifizierung
- MFA – Multi-Faktor Authentifizierung
Payment Gateway & Zahlungsverarbeitung #
Um Zahlungen akzeptieren und verarbeiten zu können brauchst Du einen Payment Gateway und Acquirer-Vereinbarungen zusätzlich zu Deiner Abrechnungssoftware. Die meisten Anbieter auf dem Markt müssen mit einem externen Anbieter verknüpft werden. Manche Ausnahmen, wie etwa Frisbii oder auch Stripe, haben einen Payment Gateway integriert. Hierbei ist jedoch wichtig, die Kontrolle über die Acquirer-Auswahl zu behalten.
Warum ist Flexibilität bei der Auswahl Deines Acquirers wichtig?
Die richtigen Zahlungsmethoden auswählen
Jede Acquirer-Vereinbarung ermöglicht Dir eine oder mehrere Zahlungsmethoden. Doch verschiedene Acquirer bieten verschiedene Zahlungsmethoden an. Gerade bei lokalen Marktstrategien ist eine lokale Zahlungsmethode manchmal ausschlaggebend, um erfolgreich im Markt zu agieren. Nicht immer haben die typischen Acquirer oder Payment Gateways die richtigen Zahlungsmethoden im Angebot.
Wir unterstützen beispielsweise viele Unternehmen, die in Dänemark tätig sind. Dort gehört MobilePay zu den Must-Have-Zahlungsmethoden. Ähnlich lohnt es sich kaum, in der Schweiz zu verkaufen, wenn man kein Twint anbieten kann.
Kostenreduzierung mit den richtigen Gebühren
Jede Zahlungsmethode hat in der Regel eine Gebühr, die je nach Acquirer unterschiedlich kalkuliert wird. Gerade hier können manche Gebührenstrukturen Deine Kosten massiv in die Höhe schießen lassen.
Wir haben einen Kunden, der im deutschen Markt nach einer einfachen Zahlungsmethode für Einmalzahlungen im höherpreisigen Segment (Ferienhäuser) gesucht hat. Auch wenn PayPal im Gespräch war, entschied sich unser Kunde am Ende für SEPA Kartenzahlungen. Warum? PayPal berechnet eine prozentuale Gebühr basierend auf der Transaktionssumme. SEPA berechnet einen Fixpreis pro Transaktion und war somit am Ende sehr viel günstiger für das Unternehmen.
Je mehr Kontrolle Du über Deine Zahlungsmethoden und Acquirer hast, desto mehr kannst Du mit dem richtigen Zahlungsmix Deine Umsätze optimieren und Kosten reduzieren.
Acquirer für Risiko-Branchen
Risikobranchen (z.B. Gaming, Pharma, Online-Dating) haben oft Schwierigkeiten, einen Acquirer zu finden, da Rückbuchungsraten und Betrugsrisiken in diesen Branchen überdurchschnittlich hoch sind. Es gibt allerdings Acquirer, die sich auf Risikobranchen spezialisiert haben (z.B. Shift4).
Acquirer-Umleitung
Für manche Unternehmen kann es sich lohnen, mehrere Acquirer-Verträge zu haben, um im Falle von Downtime auf einen funktionierenden Acquirer umzuleiten und so Umsatzeinbrüche zu vermeiden. Es kommt nicht häufig vor, aber wenn ein Acquirer wegen Netzproblemen oder anderen Vorfällen offline ist, können Zahlungen nicht verarbeitet werden. Eine Umleitung kann dafür sorgen, dass Kunden nichts vom Problem mitkriegen.
Rechnungsdaten & Analytics #
Deine Abrechnungsdaten können Dir einiges über den Erfolg Deines Unternehmens erzählen. Sie können Umsatzfallen oder Absprung-Trigger identifizieren oder Trends vorhersagen. So gut wie jede SaaS Abrechnungssoftware bietet Optionen, Daten zu Umsätzen, Zahlungen, Abonnements und Kundenbindung einzusehen.
Zusätzlich kann es sich für Dich auch lohnen, auf Predictive Analytics-Features zu achten, die beispielsweise Absprungverhalten vorhersagen, Kundensegmente identifizieren, die einen besonders hohe Kundenlebenswert (CLV) haben oder Preisexperimente simulieren.
Frisbii ist die beste SaaS Abrechnungssoftware, um Deine Rechnungen zu automatisieren, Dein Subscription Management effizient zu verwalten und einen nahtlosen Checkout zu ermöglichen.
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