Im Jahr 2014 trat die EU-Richtlinie für einen einheitlichen (elektronischen) E-Invoicing-Standard in Kraft (das vollständige Dokument findest Du hier). Seit 2020 ist der öffentliche Dienst sowie dessen Lieferanten dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen (e-Invoices) auszustellen.
Haftungsausschluss: Die folgende Information ersetzt keine Services oder Beratung professioneller Rechts-Experten und Anwälte. Der Text wurde mit Anspruch auf Wahrheit und Aktualität geschrieben, wir können jedoch keine 100%ige Vollständigkeit, Detailgetreue und Aktualität garantieren.
Was ist e-Invoicing? #
“e-Invoicing” beschreibt die elektronische Rechnungsdatenübermittlung, die automatisch empfangen und verarbeitet werden kann. Sie ist also die Digitalisierung manueller Rechnungsprozesse.
e-Invoices bzw. E-Rechnungen werden so strukturiert und geschrieben, dass Computer sie einfacher auslesen und alle notwendigen Informationen erhalten können (z.B. mit Technologien wie JSON oder XML).
Was sind die Vorteile von elektronischen Rechnungen? #
Da sie digital sind, haben e-Invoices zahlreiche Vorteile:
- Automatisierung von Prozessen reduzieren Aufwand und Fehler
- Zentrales Datenmanagement & Transparenz (eine elektronische Rechnung muss nicht kopiert werden, um von zwei Leuten an verschiedenen Orten geteilt zu werden)
- Einfacher Zugang für weitere Verarbeitung
- Digitalisierte Daten können von anderen Programmen leicht gelesen werden und sind daher vielfältiger nutzbar
- JSON- und XML-Dateien können einfach von Buchhaltungssoftware, ERP- und anderen Systemen verarbeitet werden
- Automatisierung sorgt dafür, dass Rechnungen zeitnah verarbeitet werden und weitere Aktivitäten anstoßen (z.B. Bestätigungsmails an Kunden sowie Anbieter)
- etc.
In Zahlen machen die Vorteile der Zahlungs- und Rechnungsautomatisierung einen noch besseren Eindruck (Quelle: BILL, 2023):
- Bessere Transparenz des Cashflows (33%)
- Schnellere Buchhaltung (29%)
- Weniger späte Zahlungen & Mahnprozesse (29%)
- Schlanker Bestätigungsprozess (27%)
- Signifikante Zeitersparnis (27%)
Warum ist e-Invoicing wichtig? #
Abgesehen von den Vorteilen entwickelt sich e-Invoicing zum Standard für sicheres und transparentes Rechnungsmanagement. In der EU sind außerdem viele Unternehmen, Geschäfte und Organisationen verpflichtet (bzw. werden zukünftig verpflichtet), E-Rechnungen für B2G, B2B und (eingeschränkt) B2C-Kunden auszustellen (siehe unten für weitere Details).
Was ist ViDA? #
ViDA (kurz für “VAT in the Digital Age”, auf deutsch “Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter”) ist eine EU Steuerreform, um Betrugsversuche zu reduzieren und Geschäftsprozesse europaweit zu standardisieren (Quelle: IHK Munich).
- Digitale Reports einzelner Transaktionen in Echtzeit basierend auf obligatorischem e-Invoicing für Unternehmen, die europaweit tätig sind.
- Harmonisierung von Regulationen über verschiedene EU-Länder hinweg für nationale Transaktionen
- Besteuerung von Online-Plattformen, die Kurzzeit-Vermietung von Übernachtungsmöglichkeiten oder aber Personentransportservices anbieten (“Plattform-Ökonomie”)
- Vermeidung verschiedener Umsatzsteuerregistrierungen von steuerpflichtigen Personen im Mitgliedsstaaten (“einmalige Umsatzsteuerregistrierung”).
Wer muss E-Rechnungen ausstellen? #
Aktuell kann jedes Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.
Business-zu-Regierung (B2G – Business-to-Government) – e-Invoicing-Transaktionen sind bereits obligatorisch.
Die meisten Business-zu-Business-Unternehmen (B2B) müssen e-Invoices ausstellen, wenn sie Produkte oder Services an andere Unternehmen oder nicht steuerpflichtige legale Entitäten verkaufen (mit einigen Ausnahmen, sie hierzu die Informationen der Europäischen Kommission).
Business-zu-Konsument-Unternehmen (B2C – Business-to-Consumer) müssen nur bei spezifischen Gütern oder unter bestimmten Voraussetzungen e-Invoices ausstellen (mehr dazu).
Welche Informationen braucht eine VAT-Rechnung? #
Die obligatorischen Informationen einer VAT-Rechnung hängt ganz davon ab, ob eine vollständig oder vereinfachte Rechnung benötigt wird. Eine einfache Rechnung ist oft im B2C-Kontext ausreichend, wenn die Rechnungssumme unter einem bestimmten Wert liegt (wir konnten hier keine Standard-Summe finden, daher prüfe selbst, was für Deinen Markt bzw. Dein Land gültig ist).
Vollständige Rechnung:
Datum der Ausstellung, eindeutige fortlaufende Nummern-ID, vollständiger Name und Adresse des Anbieters, vollständiger Name und Adresse des Kunden, Umsatzsteuer-ID des Kunden (falls der Kunde für die Transaktion steuerpflichtig ist), Beschreibung und Menge der Waren oder Dienstleistungen, Einzelpreis der Waren oder Dienstleistungen (netto), Datum der Transaktion/Zahlung, angewandter Umsatzsteuersatz und zu zahlender Betrag, Aufschlüsselung des zu zahlenden Umsatzsteuerbetrags nach Umsatzsteuersatz oder -befreiung
(Es gibt weitere Spezialfälle, in denen zusätzliche Informationen benötigt werden, die wir hier nicht aufgelistet haben)
Vereinfachte Rechnung:
Ausstellungsdatum, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Anbieters, Art der Ware oder Dienstleistung, zu zahlender Umsatzsteuerbetrag (auf Gutschriften, Lastschriften oder anderen als Rechnungen behandelten Dokumenten: ein konkreter, eindeutiger Verweis auf die ursprüngliche Rechnung und Angaben, die geändert werden)
Was sind die Standards und Deadlines für obligatorisches e-Invoicing in meinem Land? #
Je nach Land gibt es unterschiedliche Phasen und Deadlines sowie Implementierungsprozesse und Standards (Formate, Informationssysteme, etc.).
Länderspezifische Informationen erhältst Du hier von der Europäischen Kommission.
Kann ich e-Invoices mit Frisbii ausstellen? #
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