Auf der Suche nach Deiner ersten oder einer neuen Subscription Management-Software spielt Kosteneffizienz eine große Rolle, doch eine genaue Aufstellung verschiedener Kosten hilft Dir, scheinbar günstige Angebote auf Nachhaltigkeit zu prüfen.
Verschiedene Lösungen für das Abo-Management haben unterschiedliche Preise und Preismodelle. Es gibt keine klare Benchmark für den Preis, da Deine Anforderungen, Deine Branche sowie Dein aktuelles Setup die Implementierung und das Onboarding beeinflussen. Auch können potenzielle nutzerdefinierte Änderungen sowie Spezialfeatures den Umfang der notwendigen Funktionalitäten erweitern.
Im Folgenden zeigen wir Dir die verschiedenen Preisstrukturen auf, aus denen sich der Preis der meisten Subscription Management-Lösungen zusammensetzt.
Zusätzlich erläutern wir, warum Freemiums bzw. kostenlose Software-Angebote vielleicht gerade am Anfang gut klingen, doch schnell zur Kostenfalle oder zum Compliance-Risiko werden können.
Kostenlose Subscription Management-Software #
Vor allem Startups und neue Unternehmen ziehen oft Freemiums bzw. kostenlose Software vor, um ihre Ausgaben so niedrig wie möglich zu halten. Zusätzlich sind Basis-Lösungen oft einfacher zu implementieren, da sie in der Regel wenig Features und Komplexität aufweisen. Für einfaches, geradliniges Subscription Management erscheinen sie daher die beste Lösung.
Doch kostenlose Subscription Management-Software sollte, wenn dann, nur eine temporäre Lösung sein. Je nach Standort Deines Unternehmens kann es gut sein, dass es einem generischen US-Freemium an den notwendigen Sicherheitsstandards zur Verarbeitung von Zahlungen, Rechnungen und sensiblen Kundendaten mangelt.
Wir haben von einigen unserer Kunden gehört, dass sie ursprünglich nach einer kostenlosen Option gesucht hatten, um schnell zu starten, jedoch früh feststellen mussten, dass neben den rechtskonformen Anforderungen oft bereits ein kleiner Wachstumsschub oder eine Erweiterung des Angebots den Rahmen der kostenlosen Software sprengen kann.
Ein statischer Abo-Preis #
Ein statischer Preis ist Standard für die meisten Subscription Management-Lösungen und kann sich stark über verschiedene Anforderungslevel, Branchen und Märkte unterscheiden. Unternehmen, die nach ihrer ersten Abo-Management-Software suchen verstehen oft nicht, dass eine Software einen fixen Abo-Preis von 40€ im Monat hat, während eine andere 300€ monatlich kostet.
In vielen Fällen ist der statische Abo-Preis nur ein Element der Gesamtkosten. Einige Anbieter können einen niedrigen Fixpreis anbieten, weil Onboarding- oder Service-Pakete höher bepreist sind. Auch können die nutzerbasierten Gebühren – auf die wir gleich eingehen werden – sehr viel höher sein, insbesondere, wenn Dein Volumen an Umsatz, Zahlungsvorgängen oder bearbeiteten Rechnungen sehr hoch ist.
Stripe bietet seine Software beispielsweise teilweise kostenlos an und erscheint hier oft als eine der günstigsten Alternativen auf dem Markt, vor allem für Startups und Neugründungen. Doch im Vergleich sind die Transaktionsgebühren relativ hoch und können daher schnell skalieren, wenn Dein Unternehmen eine solide Wachstumsstrategie hat.
Onboarding- & Service-Kosten #
Onboarding- und Service-Kosten fallen meistens dann an, wenn die Software komplex bzw. Deine Anforderungen so individuell sind, dass die Implementierung aufwändiger ausfällt.
Auch Beratungsleistungen können hier dazugezählt werden, vor allem, wenn Du gerade erst mit Abo-Plänen startest und potenziell Hilfe benötigst, um Deine Preise, Abo-Pläne, aber auch die Rechnungslogik sauber zu strukturieren.
In der Regel sind Onboarding- und Service-Kosten nicht auf der Preisseite angegeben, da sie erst in Evaluierungs-Meetings mit dem Anbieter definiert werden. Gehe hier immer sicher, dass Du eine transparente Roadmap mit allen Kostenstellen und Leistungen erhältst, bevor Du einem Preis zusagst.
Nutzungsbasierte Kosten #
Die Mehrheit der Software-Angebote für Abonnementverwaltung enthält nutzungsbasierte Gebühren, die per Transaktion, Umsatzvolumen, Zahlungen, etc. berechnet werden.
Und genau das ist der Kostenpunkt, den Du Dir kritisch anschauen solltest.
Gehe sicher, dass sowohl IT als auch Finanzen bei der Evaluierung involviert sind. Dein Finanzteam kann aktuelle und voraussichtlich zukünftige Kosten basierend auf Deinen Geschäftszielen kalkulieren. Und Deine IT kann Informationen beitragen, wie eine Skalierung von Funktionalitäten, Kundenwachstum oder zusätzliche Anforderungen (z.B. mehr Nutzeraccounts) die Kosten beeinflussen können.
Vor der Vertragsunterzeichnung #
Im Folgenden wollen wir ein paar Dinge hervorheben, die vor der Vertragsunterzeichnung geprüft werden sollten, um eine klare Kosten/Leistungs-Übersicht zu bieten.
Transparenz über den Leistungsumfang
Gehe sicher, dass Du genau weißt, für welche Funktionalitäten, Optionen und nutzungsbasierte Änderungen Du zahlst. Besonders im Bereich von rechtskonformem Rechnungsmanagement ist dies wichtig (z.B. Management von VAT-Gebühren, Rechnungsformate sowie Rechnungstemplates). Gehe sicher, dass alle Funktionalitäten, die Du benötigst im Preis bzw. den vereinbarten Add-Ons enthalten sind.
Dieser Schritt sollte möglichst früh in der Evaluation durchgeführt werden.
Lasse auch Dein Finanz- und Rechtsteam über die Details schauen, damit Du wirklich alle Regularien einhältst und Deine Buchhaltung aktiv mit Deiner gewählten Lösung unterstützt.
Ein Beispiel
Als europäisches Unternehmen ist es wahrscheinlich, dass Du Rechnungen im PDF-Format verschicken musst. Einige amerikanische Billing-Plattformen bieten dies jedoch nur für einen Aufpreis an.
Preis-Level und Upgrades
Unser CTO hat im Gespräch verraten, dass er bei der Software-Evaluierung oft nicht nur den aktuellen, sondern auch zukünftige Preise und Preiserhöhungen erfragt. Damit weiß er genau, mit welchen Preissprüngen er bei Upgrades, Add-ons und höheren Nutzungslevels rechnen kann.
Ansonsten kann es schnell passieren, dass Du nach zwei Jahren plötzlich ein Upgrade benötigst und der Preissprung so hoch ist, dass Dein Finanzteam erstmal in den Urlaub muss. In diesem Moment ist nämlich das sogenannte „Vendor-Lock-In“ eingetreten: Die Software ist fest in Deine Infrastruktur und Prozesse integriert, so dass ein Wechsel auf eine günstigere Software oftmals zu aufwändig erscheint. Der Software-Anbieter wettet darauf, dass Du lieber den Aufpreis zahlst, als das Tool zu wechseln.
Service Level-Vereinbarungen
SLA (Service Level Agreements) sind nicht immer zusätzliche Kostenstellen, aber geben Dir Informationen darüber, welcher Service im Preis inkludiert ist und was potenziell extra berechnet wird.
Dazu kann gehören:
- Onboarding
- Implementierung
- Nutzungsbasierte Anpassungen
- Trainings
- Service-Verfügbarkeit
- Service-Umfang (Updates, Wartung, Fehlerbehebung)
- Service-Ressourcen (z.B. individueller Service ist zwei Stunden pro Woche verfügbar)
Rabatte
Rabatte sind immer gut, doch sollten genau betrachtet werden, damit die Kosten nach dem Ende der Rabattlaufzeit nicht zur bösen Überraschung werden bzw. das Wechseln von einem rabattierten Plan (z.B. durch ein Jahres-Abo) zum einem Plan ohne Rabatt (monatliches Abo) durchgerechnet werden kann.
Prüfe auch, ob Rabatte evtl. limitierte Services beinhalten (z.B. weniger Support-Ressourcen, striktere Kündigungsregeln, etc.).
Kündigung, verspätete Zahlungen und Downtime
Gerade zu Beginn einer Software-Partnerschaft möchte man vielleicht nicht über die schlimmsten Szenarien nachdenken, doch gerade diese kritischen Punkte sollten vorab geprüft werden, damit Du klar weißt, was passiert, wenn die Software Verbindungsprobleme hat, Du einmal zu oft zu spät zahlst oder Dein Abo kündigen willst.
Was Du in Erfahrung bringen solltest:
- Späte Zahlungen: gibt es Mahngebühren und wird Dein Konto schlimmstenfalls blockiert oder sogar gelöscht?
- Downtime/Verbindungsprobleme (aus externen oder internen Gründen): wie viel Downtime ist vertraglich vereinbart und gibt es Schadenersatzansprüche?
- Kündigung: Wann ist die Kündigungsfrist, was passiert nach der Kündigung und wie lange werden Deine Daten sicher archiviert?
Migrations-Optionen
Zu einer potenziellen Kündigung gehört auch eine genaue Aufstellung der Abläufe und Anforderungen, um von der alten Software auf eine neue zu migrieren. Hier solltest Du Dich darüber informieren, welche Support-Ansprüche Du von Deinem alten Anbieter erhältst. Manche Anbieter helfen gerne (teilweise gegen eine Gebühr), um die Daten in den richtigen Formaten und sicher zu migrieren. Doch es gibt auch Anbieter, die sich schwer tun.
Du solltest auch fragen, wie lange Deine Daten nach einer Kündigung für eine Software-Migration zur Verfügung stehen bis sie gelöscht werden, in welchen Formaten Daten exportiert werden können und andere technische Details, um eine potenzielle zukünftige Migration so sauber wie möglich zu gestalten.
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Bei Frisbii nehmen wir Preistransparenz ernst. Zusammen mit Dir und Deinem Team unterhalten wir uns gerne über Deine Anforderungen für Subscription Management, Billing und Zahlungen und suchen die beste Lösung zum besten Preis für Dich heraus – inklusive einer vollen Übersicht aller Leistungen und Preisoptionen, damit Du die richtige Entscheidung fällen kannst.
