Im Blogbeitrag erklärt Sönke Sprink, Head of Professional Services bei Frisbii, wie das Erfolgsrezept einer erfolgreichen Software-Migration aussieht.
In 8 Schritten zur erfolgreichen Software-Migration #
Es gibt den Satz “never touch a running system”. Der wird gerne dann gesagt, wenn aus dem Maschinenraum bedenkliche Geräusche kommen oder wenn es komisch riecht. Solange einem nicht alles um die Ohren fliegt, so die Hoffnung, sollte ein „funktionierendes“ System nicht gestört werden.
Gerade wenn es ums Geschäft geht, ist es nicht nur wichtig, dass es läuft, es ist viel mehr wichtig, dass es nicht besser laufen könnte.
In meinem Arbeitsalltag beschäftige ich mich häufig mit Software-Migrationsprojekten und habe schon zahlreiche Kunden bei dem Wechsel auf die Frisbii Billing & Subscription Management-Plattform unterstützt. Daher weiß ich auch, dass ein Software-Wechsel oft gerne so lange wie möglich herausgezögert wird.
In vielen Fällen wird einfach angenommen, dass alles gut läuft.
Gleichzeitig sind die Logiken und Prozesse, die in der bestehenden Software gelöst werden (sollen), gar nicht so transparent. Das resultiert darin, dass Unternehmen nicht bewusst ist, was alles besser sein könnte oder sogar falsch läuft.
Wenn wir gemeinsam mit unseren Partnern die Software-Migration unserer Kunden begleiten, stellen wir oft fest, dass die Beschäftigung mit den Daten aus dem Altsystem Probleme und Hindernisse zu Tage treten lässt, die der Kunde niemals erwartet hätte.
Ein paar typische Beispiele:
- Die Anzahl der Verträge, die zwar beliefert, aber nie bezahlt wird.
- Die Anzahl der Kunden, die zwei oder mehr aktive Verträge parallel haben.
- Die Anzahl inaktiver Kunden und ausgelaufener Altverträge, die Datensätze unnötig aufblasen.
Es ist erstaunlich, wie oft erst zum Beginn einer Software-Migration sichtbar wird, dass viele Prozesse sich umständlich und verquer einen Weg durch eine starre Software gebahnt haben. Ich habe es selbst schon erlebt, dass Telefonnummernfelder dazu genutzt wurden, statt der Telefonnummer Infos über die richtige Zeitungszustellung (via Türschlitz und nicht in den Briefkasten) zu speichern. Aber das ist oft Alltag: man arbeitet mit dem, was man hat, anstatt in Frage zu stellen, ob das, was man hat, noch ausreicht.
Auch das Thema Datenschutz sorgt für manche Überraschungen, wenn im Rahmen der Software-Migration die Altsysteme und die darin gelagerten Daten überprüft werden.
Aus diesen und anderen Gründen empfehle ich immer, sich regelmäßig mit den eigenen Daten auseinanderzusetzen, und zwar nicht nur, wenn etwas migriert werden soll. Dann fällt es auch leichter, das Bestandssystem und die Prozesse bezüglich Effizienz, Datenschutz, Transparenz und Skalierbarkeit zu überprüfen. Denn der Grund, warum eine alte Lösung gewechselt werden muss, kann je nach Unternehmen und Strategie variieren:
- das System sorgt für immer mehr Probleme und Betriebsausfälle
- das System erhält keine Updates mehr und/oder wird zu aufwändig in der Wartung
- das System ist zu teuer und enthält zu viele Funktionen, die gar nicht verwendet werden
- das System kann bestimmte Prozesse nicht abdecken
- das System ist so verbaut, dass es kaum noch möglich ist, es zu optimieren
- das System lässt sich nicht mit notwendigen Umsystemen integrieren
Im folgenden wollen wir die acht Schritte erläutern, die zu einem standardisierten, sicheren und erfolgreichen Software-Migrationsprojekt dazugehören.
Zeitplan #
Jeder der folgenden Schritte benötigt Zeit, je nach der Größe des Bestands sogar sehr viel davon. Erstelle direkt am Anfang des Migrationsprojektes einen Zeitplan und prüfe in jeder der folgenden Phase, ob Du noch im Plan bist.
Beachte dabei, dass jeder der folgenden Schritte mehrfach durchlaufen werden können muss.
Der Zeitplan wird Dir in den nächsten Schritten dabei helfen, Aufgaben zu priorisieren, aber auch, immer auf die benötigten Ressourcen (externe Abteilungen, Dienstleister) zugreifen zu können.
Bestandsanalyse (Inventur) #
Ziel der Bestandsanalyse ist, ein Exportprotokoll zu erstellen, das sowohl alle Verträge beinhaltet, die migriert werden sollen, als auch die Verträge, die eben nicht Teil der Software-Migration sein sollen. Viele Bestandsdaten müssen gar nicht endlos mitgeschleppt werden, sondern sollten – auch aus Datenschutzgründen – irgendwann gelöscht werden. Das kann übrigens auch das System und Deine Prozesse entlasten.*
- Welche Verträge sollen migriert werden?
- Wie lassen sich die mit den Verträgen bedienten Produkte beschreiben?
- Welche Preispunkte gibt es?
*Alte Verträge enthalten oft Begriffe, Datensätze und Strukturen, die mittlerweile gar nicht mehr verwendet werden und trotzdem im System verankert sind. Kann man diese entfernen, weil sie nicht mehr aktiv sind bzw. nicht mehr aufbewahrt werden müssen, so sorgt man automatisch für ein schlankeres System und einfachere Taxonomien.
Bestandssicherung #
Mit der Bestandssicherung kannst Du die Vollständigkeit Deiner zu migrierenden Daten prüfen und zusätzlich sicherstellen, dass die Datenverarbeitung nach der Migration dasselbe (bzw. ein besseres) Ergebnis erzielt. Ziel ist, dass keine Verträge oder anderweitigen Daten bei der Migration verloren gehen oder neue entstehen.
Die Buchhaltung der letzten Monate, Versandlisten, Lieferlisten, Newsletter-Listen können Dir Auskunft geben, ob der Export vollständig ist und geben meistens auch Aufschluss darüber, welche Logiken auf die Daten einwirken.
Modellierung #
Nach der Inventur kannst Du jetzt Dein bisher vages Ziel (z.B. Optimierung, Automatisierung, Kostenreduktion) konkret modellieren. Dabei werden die exportierten Verträge auf die zukünftigen Produkte (Abonnements, Mitgliedschaften, etc.) gemappt.
- Wie sollen die zukünftigen Produkte aufgebaut sein?
- Welche Leistungen sollen angeboten werden?
In diesem Schritt fallen unter Umständen auch Entscheidungen darüber, ob Deine aktuellen Abo-Pläne bleiben sollen, wie sie sind, oder ob Du sie erweitern, reduzieren oder anderweitig umändern möchtest. Wir haben einige Kunden gehabt, die die Software-Migration genutzt haben, um ihre angebotenen Abos kundenseitig einfacher zu gestalten und gleichzeitig umsatzstärker zu definieren (z.B. durch All-Access-Abonnements, niedrigpreisige Einstiegs-Abos, neue Paywalls, etc.).
Testen, testen, testen #
Auch wenn die Wahrscheinlichkeit bis zu diesem Schritt einen Fehler gemacht zu haben sehr gering ist, sollte die gesamte Migration von Anfang an in einem Testsystem laufen.
Hier wird nämlich akribisch untersucht, ob die Verträge genauso in ihrer neuen Umgebung weiterlaufen, wie sie es im – immer noch aktiven – Altsystem tun.
- Werden Kunden zum richtigen Zeitpunkt abgerechnet?
- Sind alle Abrechnungsdaten korrekt?
- Passt die Kommunikation?
- Werden alle Verträge beliefert?
Dieser Schritt wird so oft wiederholt, bis keine Fehler mehr auftreten und alle Verträge im Testsystem angekommen sind. Damit sicherst Du ab, dass die Live-Migration so fehlerfrei wie möglich läuft.
Produktionstest #
Sind die Tests abgeschlossen, werden alle Konfigurationen in das Livesystem übertragen. Diese werden zunächst erprobt, damit wirklich sichergestellt ist, dass:
- alles richtig konfiguriert ist,
- alle Systeme angeschlossen sind,
- und auch jede Zahlung durchgeht.
Sicherheitsnetz #
Bis zu diesem Zeitpunkt läuft das Altsystem wie gehabt (Faktur bzw. Rechnungsmanagement, Belieferung). Jetzt werden alle Sicherheitsmaßnahmen geprüft, um zu sehen, ob die Faktur/Rechnung angehalten bzw. ausgesetzt werden kann, während das neue System aktiviert wird.
Auch wird geprüft, ob die Belieferung aus beiden Systemen sichergestellt werden kann und wann die Verträge im Altsystem beendet werden können, da sie vom neuen System übernommen werden.
Ist das Altsystem keine Inhouse/On-Premise-Lösung, so kann es vorkommen, dass der Prozess an dieser Stelle etwas komplizierter wird, wenn der Anbieter nicht kooperiert bzw. nicht in der Lage ist, die Software-Migration zu unterstützen:
Ein paar Beispiele:
- Es gibt keinen automatisierten Weg, einzelne Verträge zu beenden
- Es gibt eine Export-Limitation aus dem System
Für solche Fälle ist es gut, Alternativpläne parat zu haben. So lässt sich die Belieferung der Kunden häufig schon sicherstellen, indem Nutzer und Entitlements ins Zielsystem übernommen werden. Fakturen lassen sich häufig auch nachholen, so dass zwischen dem Ex- und dem vollständigen Import der Auftragsdaten Tage oder auch wenige Wochen liegen können.
Live-Migration #
Nach dem Import in das Livesystem werden nach und nach alle Sicherheitsnetze entfernt, damit Du und Dein Team einzelne Funktionen, die Belieferung und Rechnungen in Ruhe überprüfen können.
Die beschriebenen Schritte der Software-Migration folgen eingeübten Standards und sind daher oft nicht so arbeitsaufwändig, wie von vielen Unternehmen befürchtet. Sowohl die Sicherheitsnetze als auch die automatisiert erstellten Prüfprotokolle vereinfachen das Testen und reduzieren den wirtschaftlichen Druck enorm.
Nach der Migration ist vor der Migration #
Nach der Migration empfehle ich, insbesondere die Inventur und Bestandssicherung im neuen System regelmäßig durchzuführen, um Deine Daten sauber zu halten und sicherzugehen, dass das System optimal läuft und eingesetzt wird.
Heute gilt mehr denn je, dass Deine Daten einen erheblichen Anteil am wirtschaftlichen Erfolg haben.
Mit Frisbii migrieren #
Die Migration von Deiner aktuellen Subscription Management, Abrechnungs- oder Zahlungslösung muss nicht zum Albtraum werden.
Frisbii macht es Dir leicht, mit API First, einem Best-of-Breed-Ansatz und zahlreichen lo-code/no-code Anwendungen, Dein System erfolgreich und nahtlos zu wechseln – zusätzlich unterstützen Dich unser Team und unsere Partner gerne mit extensiver Projekt- und Branchenerfahrung.
Author
Sönke Sprink ist Head of Professional Services bei Frisbii und hat viel Erfahrung mit der Unterstützung und Betreuung von Migrationsprojekten insbesondere für Verlags- und Medienkunden für Frisbii Media. Wenn Du an dem Thema interessiert bist, kontaktiere uns für ein kostenfreies Beratungsgespräch oder vernetze Dich direkt mit Sönke auf LinkedIn.
