Il est grand temps d’obtenir ou d’optimiser votre logiciel de facturation d’abonnement si vous avez une entreprise Software-as-a-Service (SaaS), afin de vous assurer de pouvoir travailler avec efficacité, transparence et conformité. Nous vous expliquons pourquoi il vaut la peine d’investir du temps dans la recherche d’un (nouveau) logiciel de facturation d’abonnement.
Vos processus de facturation méritent d’être automatisés #
Lucanet a interrogé des responsables financiers expérimentés sur leurs principaux défis, et la réponse est claire : le manque d’automatisation. 43 % considèrent un manque d’efficacité, trop d’efforts manuels et trop peu d’automatisation comme leur plus grand défi.
Les processus manuels ne sont pas seulement impossibles à faire évoluer à grande échelle; ils entraînent aussi d’autres problèmes critiques :
- Freins opérationnels
- Probabilités d’erreur humaine plus élevées
- Manque de transparence pour vous et vos clients*
- Manque de standardization
- Un fort potentiel de création de silos de données ou de « perte » de données
- Trouver et combiner des données pour des audits, rapports, etc. demande beaucoup de temps
- Beaucoup de coûts cachés
*Seuls 20 % des experts financiers interrogés sont confiants dans l’exactitude de leurs données.
L’un des objectifs clés de tout logiciel spécialisé est d’automatiser les processus (complexes) et d’adopter une manière structurée et standardisée de créer plus de transparence.
Le coût caché du travail manuel #
Vous allez découvrir des chiffres impressionnants concernant la quantité de travail manuel qui mobilise vos équipes financières, vos managers et vous-même. Cela signifie que vos ressources ne peuvent pas être utilisées pour des sujets plus importants.
Par exemple, la facturation manuelle peut coûter 75 % plus cher que les processus automatisés. Parce que le travail manuel s’accumule. Alors que les processus automatisés ne prennent généralement pas plus de temps plus vous recevez de factures, tout processus manuel prendra plus de temps si la quantité augmente. De même, le temps consacré à la facturation manuelle ne sera pas disponible pour des sujets plus stratégiques et complexes qui ne peuvent pas être facilement automatisés.
Vos données doivent être libérées de leurs silos #
Selon McKinsey (via Forbes), un travailleur qualifié (managers, professionnels) passe 19 % de sa semaine de travail à chercher et à collecter des informations. Cela représente presque une journée complète par semaine.
Les logiciels, fichiers Excel et autres processus qui maintiennent les données isolées (comme un silo de données) peuvent créer toute une série de problèmes qui impactent la productivité, la planification, voire la sécurité et la conformité. Les silos de données entravent la collaboration, gardent les données cruciales des parties prenantes et ajoutent une charge de travail manuelle pour l’extraction, la structuration et la consolidation.
Un logiciel de facturation d’abonnement entièrement intégré est généralement conçu pour se connecter à d’autres systèmes afin de :
- centraliser et synchroniser les données grâce aux plugins, intégrations ou webhooks
- fournir des tableaux de bord, des rapports et des analyses sans avoir besoin d’analystes de données
- garantir des données clients transparentes pour vos équipes finance, ventes et support
Votre comptabilité a besoin de transferts de données propres #
Selon Lucanet, seulement 2 % des experts financiers interrogés disposent d’un processus de consolidation financière entièrement automatisé. 28 % fonctionnent encore entièrement en manuel. Cela met beaucoup de pression sur les employés et peut causer beaucoup de problèmes.
L’automatisation permet d’éviter que votre équipe financière perde du temps à revérifier chaque facture :
- Synchronisation rapide de toutes les informations de facturation et de paiement
- Gestion correcte de la proratisation et de la reconnaissance des revenus
- Formats de données appropriés pour éviter les erreurs dans les chiffres
- Transfert et documentation des données conformes aux réglementations
- Accès facile à l’outil d’abonnement en cas de problème
- Documentation de facturation facilitant les audits
Vos abonnements nécessitent une grande scalabilité #
En tant que SaaS, vous souhaitez développer votre entreprise. Cependant, en raison de la complexité des plans d’abonnement et de la facturation, la croissance dépend fortement de processus fiables et d’une plateforme de facturation capable de gérer l’augmentation du nombre de clients et de plans.
- Tout ce qui nécessite du travail manuel et uniquement des fichiers Excel risque de devenir incontrôlable plus vous avez de clients.
- Un trafic élevé (par exemple pendant le Black Friday) peut facilement provoquer des interruptions lorsque la solution n’a pas été conçue pour supporter un traitement accru.
- Même un modèle d’abonnement simple nécessitera très probablement de nombreux forfaits différents grâce aux réductions, aux essais gratuits et aux fréquences de paiement variées. Vous aurez besoin d’un logiciel de facturation par abonnement qui suivra les forfaits d’abonnement complexes et variés.
Vos développeurs ont besoin d’une pause #
Selon le rapport BetterCloud State of SaaS, un employé IT est en moyenne responsable de 108 employés, soit une augmentation de 31 % par rapport à l’année précédente.
Votre équipe informatique doit répondre à de plus en plus de demandes et n’a pas le temps de créer ni de maintenir des solutions de facturation internes. Ce dont ils ont besoin (et qu’ils veulent), c’est un logiciel de facturation par abonnement qui facilite cela.
- Une solution qui combine différentes fonctionnalités clés (ce qui réduit le nombre d’applications et de systèmes installés) ou qui propose des API faciles à utiliser pour des connexions fluides.
- Une solution conviviale avec un taux d’adoption élevé qui automatise et rationalise les processus au lieu d’ajouter des flux de travail et de données parallèles inutiles (ou des tickets sans fin car les utilisateurs ont des problèmes avec le logiciel).
- Un ratio fonction-coût qui a du sens. Ce n’est pas seulement une question de prix du logiciel. L’automatisation, la réduction des efforts manuels et une amélioration globale de la conformité et de la sécurité peuvent vous faire économiser beaucoup d’argent (et d’avoir des soucis).
Votre conformité mérite plus de certitude #
Lors de la création ou de l’implémentation de nouveaux processus, la conformité et la sécurité des données doivent être incluses dès le départ afin d’éviter les incidents et les risques de sécurité.
42 % des experts financiers considèrent la gestion des réglementations et la conformité comme leur plus grand défi (source : Lucanet).
L’automatisation, notamment rendue possible grâce à un logiciel de facturation professionnel, augmente généralement la conformité. Un logiciel de facturation SaaS, après tout, est conçu pour respecter les réglementations financières, de facturation et de paiement. Selon vos marchés, il vaut la peine de vous renseigner sur les options de TVA, les formats de facturation et d’autres normes qui dépendent du pays où vous faites affaire. Assurez-vous que votre logiciel correspond aux exigences de votre marché.
Vos prévisions doivent être meilleures que la lecture d’un horoscope #
Dans l’étude Lucanet, 34 % des experts financiers ont déclaré que la planification de scénarios et les prévisions financières représentaient un défi majeur.
C’est parce qu’il reste très difficile de transformer les données existantes sur les clients et le chiffre d’affaires en données fiables de performance et prédictives. Souvent, cela nécessite soit des analystes de données internes, soit une agence spécialisée ou une solution logicielle. La prévision nécessite beaucoup de données, de temps et de tests pour être correcte.
De nombreuses solutions de gestion d’abonnement proposent déjà des analyses de performance (par exemple, des tableaux de bord pour MRR, ARR, churn, etc.), mais peu disposent de fonctionnalités d’analyse prédictive intégrées qui soutiennent vos prévisions sur tout le cycle de vie de l’abonnement.
Lorsque vous choisissez un logiciel de facturation d’abonnement, réfléchissez à ce dont vous avez vraiment besoin pour anticiper et si la solution peut offrir cela dès l’emploi ou si elle nécessite un projet analytique plus ambitieux.
Votre entreprise pourrait envisager Frisbii #
La plateforme de facturation récurrente Frisbii gère vos abonnements et adhésions, prend en charge différents plans d’abonnement (remises, essais gratuits, bons de réduction, facturation à l’usage) et possède sa propre passerelle de paiement indépendante des acquéreurs pour plus de contrôle.
Frisbii propose également des analyses de performance et prédictives.
Testez les hausses de prix dans un environnement sans risque ou prévoyez le churn et la CLV en vous basant sur vos propres données clients.
Intéressé ? Réservez une démo et échangez avec nos experts sur vos cas d’usage, vos objectifs et vos défis.
